O que é compliance em compras e qual sua importância para as empresas?

O compliance em compras garante que as ações sejam cumpridas no setor, evitando, assim, possíveis fraudes. Saiba mais sobre o termo, sua importância e como instituí-lo em uma empresa.

Conceito de compliance

A palavra compliance vem do termo inglês to comply, que significa cumprir. Dessa forma, no sentido literal do conceito, quer dizer que as empresas que o instituem assumem o compromisso de cumprir regulamentos, leis e boas práticas na mesma.

Neste sentido, o complianceem compras tem o objetivo de garantir a conformidade das ações, de maneira a agir com transparência em todas as negociações. Ou seja, o termo visa coibir a corrupção, detectando e corrigindo possíveis irregularidades.

O que o termo tem haver com o setor de compras

Pois bem, agora que já foi visto o conceito do termo de modo geral, fica a pergunta sobre a sua relação com o setor de compras. Então, primeiro deve-se ter em mente que compliance em empresas significa que ela segue as normas e está em conformidade com o setor.

Estar em compliance em compras, portanto, significa que os fornecedores homologados e a gestão da cadeia de suprimentos estão de acordo com as regras de conduta definidas. Logo, ela segue os parâmetros quantitativos, qualitativos e de ética da política de compras.

Qual a importância do compliance em compras?

Como já foi dito, o termo está ligado ao combate à corrupção, e então, por isso ele é tão importante em uma empresa. isto é, através das práticas definidas por ele, é possível:

• Combater fraudes;
• Ver falhas de fornecedores;
• Conservar uma boa conduta ética por parte dos envolvidos;
• Manter a idoneidade e a boa reputação.

Impactos da falta de política de compliance em compras

Fraudes e práticas irregulares permeiam empresas de todos os setores. Por isso, elas devem ser combatidas o quanto antes por meio de uma política ativa e segura. Portanto, é aí que entra a elaboração de uma boa prática de compliance.

Vale dizer ainda que falhas no processo de compras podem comprometer toda a empresa. Neste sentido, elas trazem riscos, como:

• Prejuízo financeiro;
• Perda de qualidade do produto;
• Impacto na produção;
• Consequências no âmbito legal.

Responsabilidades do setor de compras

O setor de compras, também conhecido pelo termo em inglês procurement, é um dos setores internos mais importantes de uma empresa. Afinal, sem essa engrenagem não é possível movimentar de maneira contínua uma grande indústria.

Não pense, porém, que a compliance em compras é essencial somente para as grandes empresas. Porque, isto é um grande equívoco e tanto as médias quanto as pequenas precisam desta política para garantir que não haja falhas neste setor.

Dentre as funções deste setor, a principal é tomar decisões em relação a quais fornecedores serão integrados a sua cadeia de suprimentos. Ou seja, trata-se de uma escolha que deve ser tomada com base em profundas pesquisas no mercado.

Etapas do ciclo de compras

As compras de insumos não são e nem poderiam ser feitas de forma avulsa, sem nenhuma pesquisa. Caso contrário, iria recair sobre frequentes fraudes, além de não garantir a qualidade. Dessa forma, as mesmas passam pelo seguinte ciclo:

• Analisar a precisão de materiais e serviços;
• Solicitar e avaliar cotações;
• Identificar o melhor e negociar o valor ideal;
• Realizar a compra;
• Acompanhar e garantir o cumprimento dos prazos de entrega;
• Receber a nota fiscal e baixa do pedido de compra;
• Aprovar o pagamento do fornecedor.

Seguir a política de compras e compliance

O setor de compras deve ter postura ativa e seguir a compliance para evitar fraudes no processo. No entanto, não basta apenas comparar números e valores. É preciso, então, analisar as informações dos fornecedores para achar possíveis falhas de negócio.

Funções da gestão de compras

Agora que já ficou claro que as etapas de compra de materiais para as empresas seguem um ciclo, veja quais as funções de que se encarregam o setor. Lembre-se de que tudo é feito com base na política de compliance da mesma.

• Manter a produção da empresa sempre alimentada através do fluxo ideal de suprimentos;
• Criar um balanço ideal de investimento mínimo, com base no menor custo logístico;
• Garantir um bom preço nos materiais, enquanto garante o padrão de qualidade e volume para a produção;
• Realizar todo o processo de forma honesta e justa, que resulte nas melhores condições de pagamento.

Como elaborar uma política de compliance em compras?

Elaborar uma política de compliance em compras é o primeiro passo para instituí-la na sua empresa. Entretanto, para isso, é preciso ter em mente que cada indústria é única e tem sua realidade. Assim, não existe uma fórmula pronta para tal.

As empresas podem, no entanto, seguir uma série de passos que facilitarão na hora de criar as suas normas. Dentre elas, cita-se:

• Definir os critérios para seleção de fornecedores;
• Verificar a reputação dos mesmos;
• Aferir a capacidade de entrega do fornecedor;
• Negociar e fechar contrato;
• Definir ações de investigação e correção de falhas nas práticas.

Dicas para ter sucesso no compliance em compras da sua empresa

Ter critérios claros de contratação de fornecedores é essencial, assim como criar uma política de conduta em relação a fraudes e falhas no processo. No entanto, para ter ainda mais sucesso no compliance em compras, algumas ações podem ser feitas.

Treinamento

Sem dúvidas treinar os envolvidos no processo é o primeiro passo para instituir o compliance. Dessa forma, ele não deve ficar restrito a empresa, mas sim se estender também aos fornecedores, para que estejam cientes das regras.

Institua uma visão estratégica na área de compras

Procure encontrar fornecedores que tenham qualidade em seus produtos e histórico de boa conduta. Então, as aquisições precisam levar em conta apenas aspectos técnicos, sem favorecer o lado pessoal.

Tenha um processo rastreável

Concentre todas as operações de compras em uma plataforma. Assim, as movimentações ficam registradas e podem ser analisadas a qualquer hora, o que garante que fique mais fácil acompanhar as ações de compliance e rastrear qualquer falha.

Comece já a criar uma política de compliance para a sua empresa

Diante do que foi visto, assim, fica claro que a política de compliance em compras só tem a agregar em uma empresa séria. Então, comece agora mesmo a analisar os critérios para instituir as normas na sua e assim, poderá coibir qualquer falha que possa aparecer.