Tudo o que você precisa saber sobre como efetuar boas compras

Todo negócio exige uma boa gestão e um bom planejamento para que haja maior controle, organização e eficiência nas atividades. Pensar em como efetuar boas compras pode parecer simples, mas há questões importantes a se considerar para que isso seja feito da melhor maneira possível.

Nesse sentido, a etapa de gerenciamento de compras é o processo que permitirá que essa atividade ocorra corretamente e evite possíveis prejuízos. Para isso, é necessário considerar alguns procedimentos, como:

• fazer um bom planejamento;
• saber os melhores momentos para comprar;
• escolher produtos de qualidade;
• gerenciar o estoque para que não haja desperdício de tempo e dinheiro;
• escolher bons fornecedores;
• controlar suas contas e documentação.

A seguir, vamos ajudar você a entender tudo isso!

Gerencie e planeje suas compras

Planejar é acertar mais vezes. Em qualquer setor de um negócio, o planejamento é essencial, uma vez que é a partir dele que tudo começa com um objetivo claro e uma boa estratégia para alcançar a finalidade esperada.

Para fazer boas compras também é preciso planejar e, após isso, gerenciar. Mais do que fazer listas de itens necessários, essa etapa contempla todo o processo. O planejamento e a gestão de compras andam juntos, portanto, precisam lidar com questões como:

• demanda de produtos;
• quantidade periódica necessária;
• valores anteriores e atenção aos aumentos ou reduções;
• informações de estoque;
• previsão de reabastecimento;
• melhores momentos para compra e venda;
• controle de gastos;
• contatos e gerenciamento de fornecedores;
• registro de toda movimentação e documentação.

Melhores momentos para comprar

Essa é uma etapa importante para realizar compras da melhor maneira possível. Trata-se da necessidade de se atentar aos períodos de alta e baixa em que determinados produtos podem sofrer variação de preço e também de estoque.

A gestão de compras precisa analisar os diferentes cenários que acontecem ao longo do ano, de modo que consiga prever as temporadas ideais para cada produto. Além disso, vale a pena verificar os períodos de promoções fixas, como, por exemplo, Black Friday e Cyber Monday.

Saiba escolher produtos de qualidade

Logicamente, o preço é um fator muito importante, embora não seja o único. Nesse sentido, vale a pena considerar o custo de aquisição e o custo de utilização, ou seja, quanto ele vale agora e o quanto valerá conforme for sendo usado, incluindo manutenção e consumo de energia elétrica, por exemplo.

Isso quer dizer que é preciso considerar o preço total do produto, analisando os possíveis gastos futuros com suas condições para que o preço posterior de algo aparentemente mais barato não seja maior que aquele que, inicialmente, era mais caro.

Outra dica é pesquisar sobre o histórico da empresa caso ainda não conheça e ler opiniões de quem compra para que sua tomada de decisão possa ser mais assertiva.

Faça uma boa gestão de estoque

Essa etapa é essencial, uma vez que é por meio da falta de estoque que também há a necessidade da compra, certo? Para que não haja prejuízo para o negócio, é preciso estar a par dos produtos e serviços que entram e saem periodicamente.

A gestão de estoque deverá controlar, organizar, verificar e analisar as entradas e saídas para que haja um bom funcionamento entre os setores de venda e compra, sem gastos desnecessários e garantindo o reabastecimento de suprimentos certos para cada momento.

Escolha bem a empresa fornecedora

Realizar compras, sem dúvida, inclui a tarefa de lidar com fornecedores. Uma dica interessante é fechar parcerias estratégicas nesse momento, priorizando aspectos como orçamentos, qualidade, boa comunicação, prazos e compromisso.

Para acertar na escolha dos fornecedores de cada produto, as dicas são:

• utilize seu planejamento de compra: defina a demanda, quantidade, previsão de data do próximo reabastecimento e tudo isso servirá para o alinhamento com as empresas fornecedoras;

• liste possíveis fornecedores: após alinhar seu objetivo e encontrar os que mais se encaixam, enumere as melhores opções para realizar o contato e fornecer todas as informações possíveis para que fique tudo esclarecido;

• avalie os fornecedores listados: com o contato realizado e as informações colhidas, chega o momento de analisar a qualidade dos serviços e produtos; inclusive, solicite amostra se julgar necessário;

• faça uma análise mais aprofundada e compare: também vale a pena avaliar o histórico de serviços prestados, o CNPJ, imagem da marca e possibilidade de flexibilização de contrato; essas análises devem servir para comparar as empresas listadas também.

Organize suas contas e documentos

É fato que comprar muito pode gerar certa desordem quando não há um bom planejamento em jogo. No entanto, como já falamos sobre a importância do planejamento, agora é o momento de frisar a organização das contas e documentos.

Esse é o momento de analisar os pedidos de compra, emissão de nota fiscal, contratos, importação do XML, formulários e demais documentos burocráticos. Para que o processo seja bem-sucedido e nada fuja do planejamento no pós-compra é preciso muita organização e controle de informações.

Para isso, há a opção de utilização de softwares de gestão de compras, por exemplo. Atualmente, cada vez mais sistemas tecnológicos têm contribuído com a otimização do tempo, atividades e segurança no mundo dos negócios.

Um sistema de gestão de compras permite a facilidade de controlar e analisar as informações dos processos realizados, o que possibilita a solução ágil de questões como: requisição, acompanhamento de compras, emissão de notas fiscais e de pedidos, controle de produtos estocados e importação de XML.

Destacamos três exemplos de software de gestão de compra para você conhecer:

• Gestãoclick: oferece gestão completa com controle de estoque e financeiro, fluxo de caixa, conciliação bancária, entre outros;

• Group Software: possibilita gestão com diversos serviços, como cadastro de produtos, envio de e-mails, controle de alçada, requisição de materiais e aprovação de requisições, entre outros;

• Soluções OTK: integrado aos demais módulos do OTK Sistemas, esta solução permite o gerenciamento de compras, controle de estoque e gestão financeira.

Com essas dicas ficou muito mais fácil entender como efetuar boas compras, certo? Esperamos ter ajudado com essa tarefa!