5 dicas para ser mais eficiente na hora de fazer uma cotação de compras

A cotação de compras nada mais é do que uma pesquisa a respeito das melhores ofertas e condições para a aquisição de produtos com fornecedores. Em geral, essa pesquisa é focada em informações como preços, qualidade dos produtos, condições ofertadas pelo fornecedor, entre outros aspectos, de modo que se possa avaliar a proposta mais vantajosa para o negócio que pretende realizar a compra.

Isso costuma ser uma necessidade de comércios que precisam selecionar os produtos que irão abastecer seus estoques, por exemplo. A cotação também é importante para outros tipos de negócios, como as indústrias, que precisam avaliar quais as melhores opções de matérias-primas, peças e equipamentos para que suas atividades produtivas sejam mantidas.

Ao mesmo tempo que se trata de um processo de extrema importância, o debate sobre as melhores formas de realizá-lo é escasso. Ainda é muito comum encontrar dúvidas e dificuldades em sua execução, o que é preocupante, pois, erros na escolha do melhor fornecedor pode gerar transtornos com os consumidores finais, baixa rotatividade de produtos e outros prejuízos.

Sendo assim, para contribuir com o assunto, disponibilizamos aqui as dicas mais relevantes para empreendedores que pretendem fazer cotações de compras para seus negócios.

Dica nº 1: comparação

Como já mencionado, a cotação é uma avaliação da melhor oferta disponível. Portanto, como seria possível avaliar a melhor opção sem a sua comparação com as demais ofertas disponíveis?

Esse aspecto aparenta ser óbvio, porém, não são raros os casos em que empreendedores e gestores de compras encontram-se em dúvidas sobre a maneira correta de realizar essa comparação.

Uma solução eficiente é colocar, lado a lado, as vantagens e desvantagens das ofertas apresentadas por cada fornecedor. Esse procedimento permite que se obtenha:

• Visão geral das ofertas disponíveis no setor analisado;
• Base para negociação com os fornecedores;
• Informações que tornam a pesquisa mais realista e menos idealizada.

Mas, o que fazer a partir das conclusões tiradas dessa comparação? As dicas seguintes podem elucidar essa questão.

Dica nº 2: negociação

Negociar é fundamental. Após a comparação entre as ofertas disponíveis no segmento de mercado analisado, sua gestão torna-se munida de bons argumentos para estabelecer acordos com o fornecedor selecionado.

Isso pode auxiliar na obtenção de preços ainda melhores, solicitações de personalização em produtos, entre diversos outros possíveis benefícios.

Lembrando que estar sempre disposto a negociar não é o mesmo que buscar “tirar vantagem” de seus fornecedores. É importante que as transações sejam lucrativas e vantajosas para ambas as partes, de modo que elas se tornem duradouras. Esse aspecto nos leva à próxima dica.

Dica nº 3: estabelecimento de relações de fidelidade e parceria com fornecedores

Relações duradouras e de fidelidade com fornecedores oferecem vantagens para seu negócio. Trata-se de uma forma de obter maior aproveitamento de todo o trabalho de cotação empreendido até este ponto.

Repare que, ao acompanhar estas dicas, sua gestão já comparou características dos fornecedores, selecionou o mais adequado entre eles e obteve êxito nas negociações. Esse processo foi trabalhoso e deve ser aproveitado ao máximo. A melhor forma de aproveitamento é usufruir de seus resultados por longos prazos.

Quando se pode contar com a qualidade do trabalho de um fornecedor já conhecido, é possível obter outros benefícios como a possibilidade de compra de grandes quantidades de produtos.

Dica nº 4: aquisição de produtos em grandes quantidades

Uma lógica comum na maior parte dos segmentos é a redução do valor de unidade de cada produto ou material quando é realizado um pedido de grandes quantidades.

Trata-se de uma estratégia amplamente utilizada para que a compra seja mais vantajosa tanto para o cliente quanto para o fornecedor.

Para isso, é necessário que seu negócio possua uma boa gestão de estoque, tornando viável o armazenamento correto dos materiais ou produtos solicitados. A redução dos custos das unidades permite que sua empresa obtenha maior margem de lucro na revenda desses itens ou que apresente preços mais competitivos no mercado.

Essa dica foi estrategicamente posicionada na sequência da dica nº 3, referente à criação de laços de parceria com os fornecedores. Qual a razão disso?

A compra de grandes quantidades para reduzir o valor de cada unidade é uma solução amplamente utilizada, mas, ela é, ao mesmo tempo, um tanto arriscada. O que aconteceria caso o seu negócio adquirisse grandes quantidades de um item e, depois da compra, detectasse que esse produto não condiz com suas expectativas? Caso não se trate de um defeito de fabricação ou qualquer outro erro por parte do fornecedor ou fabricante, é possível que não haja viabilidade para uma devolução ou ressarcimento. O nome disso é prejuízo.

Então, como a compra de grandes quantidades pode ser vantajosa? Através da solicitação dos serviços de fornecedores já conhecidos por sua empresa. Caso você já tenha realizado as dicas anteriores e esteja contando com os produtos de um fornecedor confiável, o momento é de investir na compra de grandes quantidades de produtos, sempre negociando para que o preço por unidade seja reduzido.

Dica nº 5: a cotação nunca acaba

A única possibilidade de criar um último tópico para uma lista sobre cotação de compras é revelar que esse trabalho, na verdade, nunca termina.

Mesmo após encontrar fornecedores de excelente qualidade, com preços ajustados através de negociações e com produtos de ótimo custo-benefício é possível que seu negócio encontre ofertas ainda mais vantajosas.

Manter-se atento às novidades do mercado e ao surgimento de novas chances de investimento é uma atitude essencial para empreendedores de todas as áreas do mercado.

Caso apareçam oportunidades melhores, seu negócio não deve hesitar. Essa é a única maneira de obter o crescimento de sua empresa e não deixar que ela fique estagnada.

A troca de fornecedores pode, sim, ser arriscada. Então, para evitar que a tentativa de crescimento resulte em queda, a solução é sempre retomar as dicas aqui mencionadas.

A cada nova cotação, é importante seguir o passo a passo da comparação e negociação. Uma vez encontrado o novo fornecedor, é preciso estabelecer parcerias e gerir os produtos/materiais de modo que se possa encomendar sempre quantidades maiores de itens. Por fim, sua gestão deve ter sempre em vista o horizonte de oportunidades, de modo que nenhuma chance de otimizar os lucros passe despercebida.